برنامه ریزی و کنترل پروژه چیست؟ اصول، مراحل و اهداف - تور اروپا ارزان

تجزیه و تحلیل کلی پروژه و برآورد آن برای اقدامات کنترلی با هدف دستیابی به نتایج مورد توافق، اجرای صحیح فرآیند کار و به حداقل رساندن ضررهای مالی، از اهداف اصلی کنترل پروژه است. برای اینکه بدانید چگونه اطلاعات مربوط به هدف را جمع آوری کنید و تصمیمات سیستماتیک بگیرید، با خبرنگاران همراه باشید.

کنترل پروژه چیست؟

کنترل پروژه (Project Control) عبارت است از: جمع آوری داد ه ها، مدیریت و فرآیندهای تحلیلی که برای پیش بینی، درک و تأثیرگذاری بر نتایج، زمان و هزینه یک پروژه یا برنامه می باشد که مورد استفاده قرار می گیرد. هدف نهایی کنترل پروژه مدیریت کار در هر مرحله از چرخه تحویل و آماده سازی پروژه برای مرحله بعدی است.

این اصطلاح شامل افراد، فرآیندها و ابزارهایی است که برای برنامه ریزی، مدیریت و کاهش برنامه های مربوط به هزینه و هرگونه رویداد خطرآفرینی در نظر گرفته شده است. بنابراین می توان گفت :موفقیت در یک پروژه به نحوه کنترل آن بستگی دارد.

مطلب پیشنهادی: جدول برآورد هزینه های ساخت ساختمان در متری چند

مسئول کنترل پروژه عضو اصلی تیم است و مستقیماً با مدیر پروژه همکاری می کند تا به اهداف مورد نظر کار کمک کند. او بودجه و برنامه زمانی یک پروژه را ایجاد و در طول بازه زمانی مشخص آن را حفظ می کند. همچنین پیشرفت های گزارش شده در برنامه های کاری را تجزیه و تحلیل می کند و اقدامات لازم برای بهبود در پیشرفت پروژه را به مدیران بالادستی گزارش می دهد.

اصول کنترل پروژه

بخش عمده ای از اصول کنترل های مؤثر در مدیریت پروژه، کاهش ریسک است،. به طور کلی، بر طبق برنامه زمانی پروژه، ریسک های اجتناب ناپذیر به وفور رخ خواهند داد، بنابراین اصول و کنترل های مدیریت پروژه، فرآیندها و رویکردها برای اطمینان از ردیابی مؤثر ریسک و خطر را فراهم می کند. یک رویکرد مدیریت ریسک به عنوان بخشی از فرآیند کنترل پروژه و اصول مدیریتی اعمال می شود تا پروژه با موفقیت جهت خود را طی کند.

فرآیندها و اصول زیر برای دستیابی به اهداف در کنترل پروژه استفاده می شوند:

• گردآوری داده های واقعی
• مقایسه هدف و واقعیت
• تعریف و تحلیل انحرافات
• هشدارهای زودرس
• برآورد عواقب
• پیشنهادات مربوط به اقدامات اصلاحی
• مشارکت و نظارت بر اجرای این اقدامات

بنابراین اصول بنیادین برنامه ریزی و کنترل پروژه شامل: جهت گیری زمانی، هشدار زودهنگام، هماهنگی و تصمیم گیری مناسب می باشد.

مراحل کنترل پروژه

کنترل پروژه، عملکردی مدیریتی است که برای دستیابی به اهداف و انتظارات تعریف شده در یک جدول زمانی از پیش مشخص شده در نظر گرفته می شود. به طور سنتی شامل سه فرآیند است که تیم مدیریت باید در طول پروژه خود انجام دهد:

• تنظیم استانداردها
• اندازه گیری کارآیی
• اصلاحات

هر یک از فرآیندها را می توان به مراحل و کارهای کوچک تر به شرح زیر تقسیم کرد:

• برگزاری جلسات
• انجام کنترل کیفیت
• دنبال کردن پیشرفت کار
• پاسخ به تغییرات
• مدیریت مسائل

اجازه دهید هر یک از مراحل کنترل پروژه را با جزئیات مرور کنیم.

مرحله اول: برگزاری جلسات

هدف از برگزاری جلسات در طول یک پروژه، جمع آوری و مدیریت یک تیم کاری مؤثر است که قادر به دستیابی به اهداف مشخص باشند. هر جلسه با دستور کار شروع می شود؛ مدیر پروژه باید دستور کار جلسه را بنویسد و سپس این سند را با همه افراد جلسه به اشتراک بگذارد. به نمونهِ موارد زیر توجه کنید:

• نقدها و وظایف تیم را دوباره بررسی و مشخص کنید.
• جزئیات اجرایی پروژه را به تیم ارائه دهید.
• اطلاع از شرایط فعلی پروژه و موارد به اصطلاح باز پروژه
• راهنمایی به تیم ارائه دهید.
• در مورد اقدامات بیشتر در طول پروژه تصمیمات اجرایی بگیرید.
• معیارهای موفقیت را مشخص و بررسی کنید.

مرحله دوم: انجام کنترل پروژه

کنترل کیفیت با شروع یک پروژه شروع می شود و در کل چرخه عمر پروژه تا زمانی که محصول تولید و به مشتری تحویل داده شود، دوام می آورد. هدف این است که اطمینان حاصل شود که فعالیت ها و وظایف در هر مرحله مشخص شده تا پروژه بتواند به توسعه خود ادامه دهد. در اینجا لیستی از وظایف اصلی که یک مدیر پروژه برای کنترل کیفیت آورده شده است:

• برنامه بررسی کیفیت ایجاد کنید که زمان کنترل یک مرحله مشخص را مشخص کند.
• برنامه ای را تدوین کنید که وظایف اصلی افراد درگیر در فرآیند کنترل را مشخص کند.
• بازرسانی را انتخاب کنید که کنترل کیفیت مرحله ای را انجام دهند.
• کلیه اقدامات و تصمیمات گرفته شده در طول فرآیند کنترل را مستند و ضبط کنید.
• پس از انجام فرآیند کنترل، به کارفرمایان در مورد شرایط پروژه اطلاع دهید.

مرحله سوم: دنبال کردن پیشرفت کار

این مرحله در کنترل یک پروژه به نظارت، اندازه گیری و کنترل پیشرفت اشاره دارد. هدف این است که اطمینان حاصل شود که کار پروژه طبق برنامه ریزی انجام می شود. مدیر پروژه باید در هر مرحله مشخص پیشرفت کار را ردیابی کند تا اطمینان حاصل کند که پروژه به سمت جهت صحیح پیش می رود. در اینجا مراحل کلیدی برای یک مدیر پروژه وجود دارد:

• ضبط داده های عملکردی از جمله تاریخ شروع یا خاتمه کار برای انجام وظایف برنامه ریزی شده (در ساعت)، آخرین مدت تخمین زده شده (در ساعت) برای انجام کارها
• برنامه را با داده های عملکرد واقعی به روز کنید.
• هزینه های باقی مانده را تخمین زده و برآورد قیمت را با هزینه های واقعی متحمل شده به روز کنید.
• دسترس بودن کارمندان یا کارگران را بررسی و در مورد انتصاب مجدد نیروهای جدید فکر کنید.
• کارایی تیم را اندازه گیری کرده و مواردی را که باعث کاهش عملکرد می شوند را مشخص کنید.
• برای از بین بردن مسائل عملکردی اقدامات اصلاحی انجام دهید.

مرحله چهارم: پاسخ به تغییرات

هدف از کنترل تغییرات، تعریف و اجرای کار اضافی در مرحله ای مشخص است. مدیر پروژه با پاسخی مؤثر به تغییرات می تواند اطمینان حاصل کند که برنامه زمانی و هزینه با توجه به شرایط فعلی تدوین شده است. در اینجا لیستی از انجام کارهایی که یک مدیر پروژه هنگام درخواست و پاسخ به تغییرات باید تکمیل کند آورده شده است:

• درخواست های تغییر را دریافت کنید و شرح اولویت های پیشنهادی را ارائه دهید.
• درخواست های تغییر را به اعضای تیم ذیصلاح اختصاص دهید که باید در مورد راهکار های جایگزین تحقیق کنند.
• راهکار های جایگزین را بررسی، تصویب و یا لغو کنید و سپس درخواست های تغییر را بر این اساس به روز کنید.
• برای اجرای تغییرات، برنامه عملی ایجاد کنید.
• برای هر تغییر، زمان اجرا مشخص کنید.
• پیشرفت و کیفیت را بر روی تغییرات نظارت کنید.

مرحله پنجم: مدیریت مسائل

مدیریت مسائل برای حل هرگونه مسئله مهم بر موفقیت یک پروژه تأثیرگذار است. این فرایند طیف وسیعی از مراحل را برای شناسایی و سنجش موضوعات، اعمال اقدامات قطعی و پیگیری پیشرفت را شامل می شود. در اینجا وظایفی وجود دارد که یک مدیر کنترل پروژه می تواند انجام دهد:

• مسائل تأثیرگذار بر پروژه را شناسایی و ضبط کنید.
• تأثیر موضوعات بر برنامه و هزینه را ارزیابی کنید.
• چگونگی حل مسائل را مشخص کنید.
• توصیه ها را در مورد مدیریت مسائل، مرور، تصحیح و قبول کنید.
• نظارت بر پیشرفت در مسائل را پیگیری کنید.

کلام آخر

در ذات کنترل پروژه، فعالیت های دیگری از جمله مدیریت ریسک، مدیریت استثنا و مدیریت ارتباطات نیز وجود دارد. کنترل پروژه، فرآیندی پیچیده و جامع است که مدیران باید تمام مراحل این فرایند را برای توسعه کار تحقق بخشند. این مهم نیاز به دانش و تخصص ویژه دارد، بنابراین ضروری است به درستی هرگونه پیش بینیِ خطر برآورد شود.